Nos bonnes pratiques de télétravail: Trucs et astuces choisis

06-05-2020 / Julia Simon

Plus tôt cette année, je suis passée de la direction du groupe marketing aux ressources humaines. Bien que je continue de diriger avec plaisir la participation à la communauté CloudOps, je suis désormais également responsable de la formation continue de nos équipes. Ma toute première mission de formation a été de rechercher, d’organiser et de présenter les bonnes pratiques de télétravail (y compris des conseils pratiques et de bien-être sur la façon d'optimiser le télétravail, avec ou sans pandémie) à partir de la pléthore d'articles qui existent sur le sujet. Je résume cette présentation ici pour vous tous; j'espère que vous y trouverez quelque chose d'inspirant.

La séance était centrée autour de cinq domaines clés:

1. Accepter notre nouvelle normalité;

2. Configuration;

3. Corps et esprit;

4. Communication

5. Culture de télétravail

1. Accepter notre nouvelle normalité

Il y a quelques années, le siège social de CloudOps a déménagé de l’autre côté de la ville; pendant les rénovations du nouveau bureau, nous avons tous travaillé de la maison ou à distance pendant deux mois. Bien sûr, à l'époque, nous pouvions toujours nous voir pour travailler ensemble, un luxe qui n'est pas possible en ces temps de pandémie. Nous avons eu l'occasion d’expérimenter ce que cela signifiait de ne pas nous voir au bureau quotidiennement et comment nous nous sentions, ainsi que de réaliser comment nous devions perfectionner nos compétences en communication.

Maintenant, c'est différent. Maintenant, il y a une pandémie. Nous sommes les chanceux qui peuvent continuer à travailler de la maison en toute sécurité. À divers degrés, nous faisons tous face à nos propres réalités, notamment:

1. Travailler de façon productive à domicile et trouver une routine saine et efficace;

2. Jongler avec les responsabilités familiales, que ce soit de s’inquiéter pour nos aînés ou d’éduquer nos enfants à la maison;

3. Vivre la distanciation sociale et son impact sur la santé mentale;

4. Vivre le deuil de la perte de nos vies normales, ainsi que l'inconfort et le stress d'un avenir incertain.

Ces facteurs nous ont obligés à nous adapter aux procédures quotidiennes et aux interminables réunions Zoom. Nous sommes résilients et allons relever les défis qui nous attendent.

2. Configuration du bureau à domicile

L’espace physique:

Idéalement, vous pouvez utiliser une pièce où vous pouvez fermer la porte pour réduire le bruit et les interruptions afin de créer un bureau à domicile. Sinon, choisissez une zone de travail et délimitez cet espace (avec du ruban adhésif au besoin) afin d'avoir un endroit désigné qui n'est pas votre lit ou un endroit que vous utilisez normalement pour vous détendre. Cet espace doit être aussi silencieux et rangé que possible et aidera votre esprit à associer les zones de travail versus les zones de repos ou de jeu. Astuce: à la fin de la journée, fermez la porte de votre bureau, ou si vous travaillez dans une aire commune de la maison, rangez votre matériel de travail afin que l’endroit puisse être utilisé pour des activités non professionnelles.

Mettez en place un lieu de travail qui n'est pas un endroit que votre esprit associe à des activités non professionnelles.

Les plantes sont un excellent ajout à votre espace de travail, car les études démontrent qu'elles peuvent réduire le stress et améliorer le bien-être psychologique général. La couleur verte et le fait d'avoir un ami dont nous devons nous occuper contribuent également à l'humeur, sans oublier qu'elles aident à purifier l'air (tout comme ouvrir les fenêtres!).

La configuration de notre collègue était déjà super (lumière naturelle, chaise de soutien, moniteurs à la bonne hauteur), il ne lui manquait que du feuillage, nous lui en avons donc ajouté virtuellement!

Équipement

En plus des éléments de base, comme un Internet fiable et votre ordinateur portable, il est utile d'avoir des outils comme un moniteur, un clavier, une souris et des écouteurs pour les appels. L'ergonomie est la prochaine étape de l'équation et investir un peu de réflexion dans une configuration de travail appropriée réduira la tension physique et augmentera la productivité. Cela ne doit pas non plus coûter une fortune; voici quelques solutions à bricoler soi-même.

Tenez compte des points suivants:

1. S’asseoir: maintenez un soutien lombaire pour un confort accru, asseyez-vous sur un coussin

2. Circulation: levez-vous, bougez, étirez-vous

3. Posture: coudes, hanches et genoux à 90 °, écrans au niveau des yeux, utilisez un repose-pieds afin que vos pieds ne pendent pas

4. Prenez des pauses: changez-vous les idées, donnez une pause à vos yeux en regardant loin de l'écran toutes les 20 minutes

3. Corps et esprit

Pour ceux d'entre nous qui n’avaient pas l’habitude de travailler à la maison, le début de l'isolement forcé nous a donné l’envie de passer les journées de la semaine sans réveil-matin et en pyjama. Dans ce mode, il ne faut pas longtemps pour commencer à se sentir aussi mal-en-point que nous le paraissons. Voici quelques conseils pour vous sentir aussi bien que possible!

Routine

La création d'une routine durable avec des pauses est importante pour notre équilibre travail-vie personnelle.

1. Ayez un horaire de travail qui a des heures de début et de fin qui fonctionnent avec vos rythmes circadiens et vos obligations familiales;

2. Utilisez des outils de gestion du temps (comme la technique de Pomodoro) pour les tâches et les pauses afin de se déplacer, boire de l'eau, etc.;

3. Préparez-vous comme si vous alliez travailler (pas de pyjama!) et prenez un petit déjeuner;

4. «Déplacez-vous» au travail: faites une promenade à pied ou à vélo avant et après le travail (c'est mon truc préféré!);

5. Jouez le rôle: habillez-vous et jouez le rôle d'un collègue collaborateur, puis permettez-vous de vous déconnecter et de changer de mode pour passer du temps personnel ou familial;

6. Mangez: idéalement, résistez à l'envie de manger devant l'ordinateur. Prenez des pauses loin d'un écran pour manger;

7. Activité: sortez tous les jours, qu'il pleuve ou qu'il fasse beau, faites de l’exercice régulièrement comme des exercices de poids corporel, de la marche, du yoga, etc. Astuce: il y a beaucoup de cours en ligne gratuits en ce moment.

Pleine conscience

Nous ne pouvons pas sous-estimer l’impact de cette pandémie sur notre santé mentale. Bien que la plupart d'entre nous dans l'industrie technologique n'aient pas été aussi durement touchés que d'autres, nous devons également être bienveillants avec nous-mêmes et ceux qui nous entourent, particulièrement maintenant. S’assurer d’avoir un peu de temps pour se détendre, réfléchir, respirer et faire quelque chose de créatif se révélera bénéfique pour votre psyché. Un point clé concerne l'impact positif de la gratitude sur nos relations, quelque chose que nous prenons souvent pour acquis. C'est tellement simple et extrêmement important de pratiquer cette technique, car beaucoup d'entre nous vivent en contact étroit avec nos familles, ce qui peut parfois être stressant. Astuce: dites merci si quelqu'un vous a préparé un repas, lavé la vaisselle, livré de la nourriture, pris soin de vos enfants. Cela va très loin.

4. Communication

Toutes nos compétences en communication sont actuellement testées! Quand devrions-nous écrire, quand devrions-nous appeler (qui fait encore ça!?)? Mais ces méthodes comptent pour ceux avec qui nous communiquons, tout comme le font certains outils tels que Slack, Confluence et tant d'autres. Chez CloudOps, nous avons standardisé certains outils de communication, mais quel que soit l’outil choisi, il existe de bonnes pratiques pour communiquer efficacement avec vos coéquipiers. Le contexte renforce la confiance.

1. Nous pouvons tous ressentir les effets de la fatigue Zoom, mais avoir des signaux visuels du visage d'une autre personne est important pour maintenir une connexion humaine;

2. Savoir quand utiliser le clavardage par rapport à la communication vidéo ou téléphonique (par exemple pour des commentaires constructifs);

3. N'oubliez pas que même si vous n'êtes pas en face de quelqu'un, ce sont des humains qui ont des sentiments à l'autre bout du clavier. S'il y a eu une communication écrite tendue, parlez-en et réglez-la afin d’éviter de développer du ressentiment;

4. Utilisez des emojis, des gifs, des mèmes pour montrer votre humeur lorsque vous écrivez dans des clavardages; et

5. Dites bonjour le matin, en dehors de tous les “stand ups” quotidiens.

Calendriers et horaire

Nous sommes tous esclaves de nos calendriers. Voici quelques conseils pour optimiser votre temps.

Prévoyez du temps pour faire le travail: fixez du temps pour les projets, ainsi que des heures additionnelles pour les choses qui prennent plus de temps ou de nouvelles tâches inattendues;

Ne laissez pas les autres remplir votre calendrier: prévoyez des pauses de 15 à 30 minutes entre les réunions aussi souvent que possible;

Passez du temps à planifier comment respecter les délais ou les responsabilités pour la semaine qui vient ou les deux prochaines semaines.

5. Culture de travail à distance

Les équipes distribuées doivent travailler dur pour créer, maintenir et favoriser une culture de travail à distance. CloudOps est un groupe soudé avec des valeurs collaboratives; nous aimons vraiment nous voir au bureau et discuter autour d'un café. Il est difficile de ne pas pouvoir le faire de la même manière maintenant, nous devons donc trouver d'autres moyens de nous réunir. Par exemple, nous avons mis en place une réunion hebdomadaire Zoom pour les mises à jour de l'équipe, suivi d’une discussion où on parle de tout et de rien; nous apprenons à connaître les perspectives des autres et à trouver des intérêts communs. Nous nous sentons généralement à l’aise de demander de l'aide et nous avons la chance d'avoir un tel esprit de collaboration. Nos équipes communiquent le plus souvent possible sur Slack (nous avons créé de nouveaux canaux amusants pour partager ce que nous mangeons, nos recettes, nos photos d'animaux de compagnie, nos passe-temps, nos plaisanteries de jeux vidéo et nos horaires de jeu), et nous continuons à nous efforcer d'améliorer la communication afin de la rendre la plus transparente que possible par la technologie. Nous testons également l'utilisation de Donut, une application qui associe des coéquipiers toutes les deux semaines pour prendre un café virtuel (ou un beigne!) et une conversation informelle de type «watercooler». Nous utilisons cet app depuis une semaine maintenant et cela semble être bien apprécié.

Soyez un bon joueur d'équipe

Nos collègues comptent sur nous pour être des coéquipiers proactifs, et il existe plusieurs façons de vous assurer que vous apportez votre plein potentiel sur le terrain, même virtuellement. Premièrement, les meilleures réunions ont et respectent un ordre du jour. Assurez-vous de prendre des notes et de les partager afin que même les personnes qui manquent la réunion puissent rester à jour et participer activement aux réunions (même si vous ne faites qu’écouter). Deuxièmement, utilisez votre bouton muet en bonne politesse, et troisièmement, référez-vous à la documentation (ou créez la documentation!) pour rendre les solutions encore plus accessibles.

Une chose est sûre: cette pandémie va changer notre façon de travailler et d'interagir avec les autres. Nous nous habituons lentement à une «nouvelle normalité» en constante évolution et incertaine. Ce que nous pouvons contrôler dans tout cela, c'est nous-mêmes, et comment nous sommes présents pour nos collègues et nos familles. En espérant que l'un de ces conseils vous inspire, veuillez rester positif et en bonne santé.

Julia Simon

Après près de 15 ans dans le domaine du marketing, mon parcours m’a mené dans l’univers des ressources humaines. Je m’efforce de comprendre ce qui motive les gens, ce qui rend les équipes efficaces et les effets de la participation communautaire et de l’apprentissage continu sur le personnel. Là où je suis la plus heureuse, c’est soit en collaboration avec les gens, soit sur mon vélo, ou en passant du temps avec mon fils.